Visão geral

A gestão das mudanças consiste na gestão de atividades transformadores dentro de uma organização de uma forma que assegure que as mudanças que ocorram sejam totalmente aceites e integradas na rotina diária. Uma abordagem de gestão de mudanças eficaz é essencial para facilitar a aceitação e utilização do sistema de CRVS digital e dos processos em toda a organização, e deverá ser efetuada em sintonia com atividades mais amplas de reforço do CRVS. Para explicar que mudanças estão a ocorrer, quando e de que forma irão afetar cada interveniente, deverão ser usadas comunicações inequívocas e dirigidas através de uma diversidade de canais diferentes.

Passos:

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Principais Dicas para a Gestão de Mudanças

  1. Seja estruturado nas suas comunicações: construa credibilidade no Projeto de Digitalização de CRVS formulando um plano de comunicações estruturado.
  2. Comece a comunicar de início. Ao informar as partes afetadas no início do processo, evitará “apagar fogos” quando a mudança for implementada.
  3. As pessoas são o segredo para o sucesso. Ainda que implemente um sistema de CRVS eficiente e eficaz, se as pessoas que interagem com ele diariamente não o aceitarem a mudança fracassará.
  4. Perceba as necessidades individuais e adapte as suas comunicações às mesmas.
  5. Identifique os “Defensores e promotores das Mudanças” na organização. Os defensores e promotores das mudanças são indivíduos a todos os níveis em toda a organização responsáveis pela divulgação de “boas notícias” sobre a futura mudança; responda às dúvidas; e reúna opiniões. Estes indivíduos fazem parte das equipas que serão afetadas pela mudança e, portanto, conseguem relacionar-se com os que são afetados e responder com maior eficácia do que os que estão a iniciar a mudança.
  6. Identifique um “Patrocinador do Projeto” para a defesa da mudança e incentivar a adoção do sistema digital de CRVS ao mais alto nível.

Definir a abordagem de gestão das mudanças completando o Modelo de Abordagem de Gestão de Mudanças, considerando:

  • Que atores estão agora envolvidos no processo? De que forma é que isto os afeta, aos seus antigos papéis e à sua gestão?
  • Quem precisa de ter conhecimento das mudanças no sistema e processo em todos os níveis das instituições afetadas?
  • O que é que cada um destes atores precisa de saber? Por ex., de que forma as mudanças na Digitalização do CRVS afetam cada um? Quais são os benefícios das mudanças? Quando são feitas as mudanças?
  • Que métodos de comunicação devem ser empregues para partilhar notícias das mudanças? Por ex., comunicação escrita por e-mail, carta; comunicação direta através de reuniões de equipa; recursos visuais, ou seja, cartazes.
  • Quando deverá ser informado cada ator (consoante a sua relação com as mudanças)?
  • Quem pode agir como “Paladinos das Mudanças” dentro da organização?
  • Como irá monitorizar a aceitação/feedback sobre as mudanças?
  • Como é que irá responder ao feedback sobre as mudanças?
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Identificar a equipa necessária para a implementação da abordagem da gestão das mudanças; integre estes recursos na Equipa de Digitalização do CRVS e assegure-se de que o alcance e objetivos do Projeto de Digitalização do CRVS são entendidos.

3

Definir o plano de comunicações e atualizar o Plano de Implementação de forma a refletir as atividades de comunicação e de defesa.

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Criar conteúdo de comunicações que será utilizado em cada forma de comunicação identificada.