Visão geral

A condução de um rigoroso processo de aquisição garantirá uma posição contratual sólida para os governos e reduzirá os riscos de entrega no fornecimento do software e serviços. Um elemento central para este fim é um Pedido de Propostas (RFP) que defina de forma clara o sistema, requisitos, prazos de entrega e prestações. O processo de aquisição traçado nesta atividade fornece diretrizes de sugestão de uma abordagem a qual deverá ser usada em conjunto com os processos de aquisição padrão.

Passos:

1

Avaliar a capacidade dos recursos técnicos do governo para o desenvolvimento do sistema de CRVS digital internamente, com base em:

  • Desenvolvimento de competências e experiência internas
  • Disponibilidade de recursos
  • A possibilidade de um desenvolvimento conjunto com outras agências governamentais (exemplo: Ministério da Saúde) ou instituições académicas

Obter os serviços de desenvolvedores externos pode ser benéfico; se decidir enveredar por este caminho, siga os passos abaixo para obter um desenvolvedor adequado.

2

Definir os critérios de seleção pelos quais todos os candidatos ao concurso serão avaliados (exemplo abaixo). Isto deverá indicar os critérios mínimos e adicionais desejáveis e cada categoria deverá ser ponderada em termos de importância.

Critérios Definição Máximo de Pontos

Pessoal

Experiência da Empresa

5

Perfil(is) das Equipas

10

Resposta de Entrega

Plano de Implementação

10

Arquitetura do Sistema

10

Cobertura das necessidades

15

Padrões de Arquitetura

10

Estrutura de Apoio

Contrato de apoio e manutenção

10

Custo

Desenvolvimento

Licenças

Hardware

Testes

Cálculo de custos representativo

Manutenção representativa

30
 

Total

100

Exemplo de Critérios de Aquisição

3

Desenvolver um Pedido de Propostas (RFP) para o Sistema de CRVS Digital utilizando o Modelo RFP de CRVS. Incluir detalhes de:

  • Datas para as atividades principais no processo de aquisição incluindo reuniões de candidatos ao concurso, prazos de apresentação, notificação do estado da aplicação, apresentações orais, anúncio da seleção.
  • Processo do concurso, exemplo, abertura de concurso público local, abertura de concurso público regional, concurso de candidatos selecionados ou de fonte única.
  • Processo de apresentação.
  • Cronograma de entrega.
4

Rever o RFP com a equipa de aquisição interna para assegurar que este está conforme com as cláusulas normalizadas.

5

Publicar o RFP, dando aos candidatos tempo suficiente para reunirem as propostas (normalmente 4-6 semanas após a publicação do RFP).

6

Dicas Principais para o Contrato

  1. Definir uma lista clara de prestações e âmbito de trabalho.
  2. Ligar o cronograma de entrega com revisões fechadas para garantir que cada passo da implementação seja revisto antes de avançar para a fase seguinte.
  3. Associar o pagamento a marcos de entregas.
  4. Rever o seu plano de implementação com a parte atribuída e atualizá-lo de forma a refletir os insumos do desenvolvedor.
  5. Definir uma declaração clara dos termos de garantia.
  6. Incluir uma cláusula sobre propriedade intelectual e propriedade do software.

Organizar uma conferência de candidatos ao concurso a meio do período de resposta do RFP. Isto permite que os candidatos despendam tempo a analisar o RFP e aprofundem as questões importantes para a reunião, assim como lhes dá tempo suficiente para desenvolverem a proposta

7

Realizar uma reunião de avaliação técnica da proposta com os participantes do projeto/aquisição pertinentes. Esta reunião destina-se a assegurar que as propostas cumpram os critérios indicados no RFP e determinar se alguns candidatos deverão ser desqualificados.

8

Elaborar uma análise por escrito das propostas com um comité de seleção apropriado. Este deverá ser constituído pelos principais intervenientes de acordo com o estabelecido no RACI.

  • Avaliar cada proposta relativamente aos critérios definidos no Passo 1.
  • Lista restrita principal com 3 partes.
  • Realizar entrevistas/apresentações orais a partes selecionadas e decidir sobre a proposta vencedora.
  • Adjudicação do concurso à parte selecionada.
9

Pedir ao departamento jurídico para elaborar uma proposta de contrato tendo em consideração as “Dicas Principais para o Contrato”.